29 de October, 2021

Modelo híbrido: claves de éxito para la gestión de colaboradores

La tendencia mundial apunta a que el trabajo remoto generó una nueva disrupción en las empresas y los gerentes deben estar preparados para manejar a sus equipos en modelo hibrido.

Números estudios han señalado el proceso disruptivo que sufrió el mundo con la llegada del Covid-19 y sobre todo las tendencias que prevalecerían fuera de la pandemia. Una de ellas está más que instaurada y es el teletrabajo, que si bien fue aprobada una ley que lo regula parece haber llegado a su fin en modalidad 100%, para dar paso por preferencia al modelo híbrido.

“A la gran mayoría de los empleados le parece bien que haya cierta fluidez, es decir, que se pueda teletrabajar dos o tres días a la semana y que esto varíe siempre que pueda combinarse con el trabajo en la oficina”, señala la profesora de IESE Business School Mireia Las Heras. “La idea es tener lo mejor de los dos mundos”, dice Las Heras en un artículo de La Vanguardia.

¿Y qué es el modelo híbrido? Es una estructura de trabajo que contempla la división de la jornada laboral semanal en los dos ambientes; unos días en casa y otros para la oficina.

Para las empresas, el desafío está en gerenciar a la mitad de sus colaboradores en teletrabajo y la otra en presencial y aun así mantener los alto niveles de productividad y lograr coordinar la agenda en función del lugar de trabajo.

Para ello, deben implementan soluciones que permitan la convivencia entre los dos modelos laborales y continuar con las operaciones y productividad. ¿Y cómo consiguen hacerlo? A través de la digitalización en todos los niveles y la implementación de herramientas de gestión.

Además, del aumento de la productividad empresarial y el cumplimiento de los plazos dispuestos para la entrega de tareas y proyectos, existen varios beneficios ligados a la digitalización y la productividad. Conozcamos las inquietudes que levantan a los gerentes y administrativos a la hora del trabajo híbrido.

1# Gestión administrativa y de tesorería

¿Puede mi equipo administrativo trabajar en modelo híbrido?

Respuesta: sí.

Si una cosa probó la pandemia es que, con la digitalización, el área administrativa de las empresas puede trabajar desde cualquier lugar. Es indiferente si parte del equipo se encuentra teletrabajando y el resto en la oficina para realizar, por ejemplo, la declaración mensual del IVA o cumplir con las obligaciones fiscales.

Es más, la implementación de software en esta área es vital, ya que representa una reducción significativa de la carga administrativa, lo que permite que los equipos tengan mayor tiempo para otras labores de mayor importancia estratégica.

En este punto se debe hacer uso de herramientas que permitan dar una visión más amplia y analítica de las tareas que comprende el área administrativa, para asegurar que nada quede por fuera. Contar con dashboards y analíticas facilitarán el procesamiento de los datos que se derivan de la gestión y el análisis de los mismos.

Estas herramientas visuales, esenciales para la gestión de cualquier negocio, te permitirán tener unaoverview quirúrgica de tu empresa y tomar mejores decisiones a futuro.

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2# Gestión del trabajo colaborativo

¿Existen herramientas para que mis equipos trabajen?

Respuesta: sí.

El tiempo es uno de los factores de mayor valor e importancia para las empresas. Hecho que reafirma la necesidad de evitar las pérdidas de tiempo para, entre varias cosas, aumentar o mantener los niveles de productividad con colaboradores en modelo híbrido.

Se trata de continuar con los niveles de productividad empresarial, sea cual sea el modelo laboral. Y para ello hay herramientas que crean un espacio de trabajo y una base de conocimientos centrales para la comunicación, el seguimiento y el almacenamiento de documentos permiten que colaboradores trabajen de forma simultánea en determinado proyecto, sin desperdiciar el tiempo.

“Toda la empresa está alineada en las tareas que se deben ejecutar y en los proyectos que se encuentran en fase de desarrollo, consiguiendo en simultáneo que toda la información sea disponibilizada en tiempo real a quien necesite de ella”, señala Miguel Billimória, Director de la Unidad de Desarrollo de PHC, como uno de los puntos más importantes en la gestión ágil de proyectos internos, recalcando la importancia de un flujo transparente de la información dentro de las organizaciones, hecho que a su juicio “facilita controlar el recorrido de los proyectos” y tener previsiones más acertadas sobre el cumplimiento del calendario.

Es decir, en un solo lugar colaboradores y gerentes pueden acompañar los proyectos en los que están envueltos, eliminando fallos y desorganizaciones, manteniendo el foco y encaminando los recursos a lo primordial y urgente. También es posible:

  • Eliminar la pérdida y búsqueda de información fundamental para el desarrollo de cada tarea y paso.
  • Realizar el seguimiento a las tareas y proyectos en los que están envueltos, conociendo el estatus en tiempo real.
  • Mejorar la planificación y el cálculo para proyectos futuros, analizando registros de proyectos anteriores para hacer predicciones más precisas de tiempo y cálculos facturables. (información que también se puede utilizar para determinar si los proyectos potenciales serán rentables).
  • Reducir el esfuerzo y el tiempo necesarios para hacer un seguimiento y recopilar datos manualmente a través de una única fuente de información.

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Todo esto a través de una estructura digital que permite realizar un cronograma de trabajo por equipo con tiempos sustentables establecidos y priorización de las tareas y pasos que se deben ejecutar con mayor y menor urgencia.

El teletrabajo es una tendencia que continuará incluso después de que sea cerrado el capítulo de la pandemia. Gerentes y administrativos deben estar preparados para adoptar las nuevas modalidades de trabajo que se derivarán en el futuro reciente; estructuras laborales más flexibles que terminarán en un modelo híbrido y que necesitarán del apoyo de herramientas de gestión y sobre todo del software para garantizar que los colaboradores se engranen fuera y dentro de la oficina; que las empresas se mantengan operativas en períodos críticos como los vividos durante el confinamiento; y que la productividad de los empleados se mantenga en cualquier espacio de trabajo.

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