Herramientas colaborativas como ventaja competitiva para las empresas

La forma como trabajamos cambió significativamente en los últimos meses haciendo del teletrabajo la fase más visible de las alteraciones traídas por el confinamiento.
Reunião de trabalho à distância

El Covid-19 obligó a las organizaciones en todo el mundo a repensar la forma como trabajaban, y echar un vistazo hacia las herramientas digitales que fomentan el trabajo en equipo y la cooperación, como la única vía para sobrevivir a las transformaciones impuestas por el teletrabajo.

La forma como trabajamos cambió significativamente en los últimos meses haciendo del teletrabajo la fase más visible de las alteraciones traídas por el confinamiento. La pandemia funcionó como un acelerador del futuro en materia de innovación y digitalización del lugar de trabajo, forzando a las empresas a repensar la forma como trabajan y a recurrir a las herramientas colaborativas para sobrevivir al teletrabajo.

El estudio “Cuando el cambio es la nueva realidad” sobre el futuro del trabajo, llevado a cabo por Microsoft en cooperación con London Business School y KRC Research en agosto de 2019, defiende que el éxito del futuro del trabajo no depende apenas del producto, del argumento clave de venta o de su capacidad de innovación”, sino también de “mejoras en la colaboración eliminando la compartimentación”.

Significa esto que «las empresas altamente innovadoras dan prioridad a la colaboración dentro de los equipos y entre ellas, así como con los partners externos, y esa tecnología juega aquí un papel muy importante”. De tal forma que, y de acuerdo con el mismo estudio, realizado con base en 9113 entrevistas a gerentes y colaboradores de grandes empresas en 15 mercados europeos, “el 61 % de los empleados de las empresas que utilizan ampliamente la tecnología de colaboración adecuada afirma que es fácil trabajar en equipo, en comparación con solo el 29 % en las empresas que no disponen de esta herramienta o plataforma”.

Cabe resaltar, que dicho estudio fue realizado en el segundo semestre del 2019, tiempo en el que, pese a estar lejos de imaginar las vueltas del mundo laboral daría, ya se afirmaba que era el momento preciso para reforzar la apuesta por el lugar de trabajo para impulsar el crecimiento en las empresas.

¿Por qué invertir en herramientas de colaboración?

Como afirma Rute Ablum, Chief Management Officer de PHC, la “era de los genios fue sustituida por la era de la colaboración”. Esto se convirtió en un hecho especialmente evidente frente a un desastre como la pandemia en la que vivimos, donde somos testigos de una demostración de esa fuerza increíble que puede tener el verdadero trabajo en equipo. Y que no es inseparable, al contrario, de la transformación digital que requiere, sobre todo en tiempos en los que reina el teletrabajo.

Usualmente definida como “trabajar en conjunto para un objetivo común”, la “colaboración” fue desafiada a reinventarse y exige en consecuencia herramientas digitales a fin de concretizarse. Empresas en todo el mundo se vieron confrontadas con la necesidad de alterar la forma como trabajaban, en muchos casos forzada a iniciar (o por lo menos a dar continuidad) verdaderos proyectos de transformación digital (que creían que tendrían mucho tiempo para iniciar) para implementar nuevas tecnologías que soportasen la forma anterior de trabajo.

Era de los genios fue sustituida por la era de la colaboración.

Rute Ablum, Chief Management Officer de PHC

Aumentar el desempeño de los equipos

La inteligencia colectiva en las empresas es, de acuerdo con Rute Ablum, “la capacidad de una organización, en cuanto a grupo de individuos, de alcanzar que los trabajadores creen valor en conjunto de una forma que no les sería posible en separado”. La pregunta que surge es ¿cómo fomentar esa misma inteligencia colectiva, vista como una ventaja competitiva organizacional, a la distancia que impone el trabajo remoto? La respuesta es simple: solo con tecnología.

Todas las empresas desean tener trabajadores productivos, motivados y capaces de alcanzar resultados increíbles y, en esta era digital “movida” por el trabajo remoto, la adopción de herramientas digitales se impone, aún más como imperativo para la superación de los equipos. Herramientas que permitan el acceso a la información relevante y trabajo a partir de cualquier lugar; que inciten la comunicación directa y eficaz, con redes internas por proyecto, por equipo o entre toda la empresa, para que todos sepan en tiempo real, lo que falta por cumplir y cómo pueden contribuir más para alcanzar las metas definidas.

La capacidad de una organización, en cuanto a grupo de individuos, de alcanzar que los trabajadores creen valor en conjunto de una forma que no les sería posible en separado.

Rute Ablum, Chief Management Officer de PHC

En seguida, algunos ejemplos de herramientas que mejoran la colaboración y el trabajo en equipo y, por consiguiente, contribuyen para el aumento de productividad y la reducción de errores:

Red Colaborativa

Muchas veces conocida como intranet, es una especie de red social interna, que, de forma centralizada, da la posibilidad de saber todo lo relevante que pasa en la empresa, además, de compartir información/conocimientos e interactuar con colegas u otros departamentos. Los beneficios son obvios: integración de todos los trabajadores, fomento de la colaboración interna y reducción drástica de intercambio de correos electrónicos.

Gestión de proyectos

El funcionamiento de cualquier empresa se asienta en procesos y, no rara vez, es sinónimo de tareas rutinarias, que consumen demasiado tiempo y recursos, que deberían asignarse para realizar funciones realmente importantes. La buena noticia es que muchas de estas tareas ni siquiera necesitan intervención humana y se pueden optimizar mediante software de gestión, respaldado por flujos de trabajo y alertas para que cada empleado sepa exactamente lo que tiene que hacer en cada etapa del proceso.

Notificaciones en tiempo real

¿Cuántas veces hay proyectos que están pendientes, que no pueden seguir adelante por falta de aprobación previa de alguien que se ausenta de la empresa por tiempo indefinido o sin acceso al PC? La respuesta probablemente sea “demasiados”. Resulta que el mercado laboral no duerme y la velocidad feroz del cambio exige respuestas en tiempo real, lo que requiere una mayor atención por parte de los tomadores de decisiones, que no siempre pueden llegar a todas partes. A menos que tengan las herramientas adecuadas. El sistema de notificación PHC Notify es una de esas herramientas, que se comunica a tiempo con los usuarios, brindándole información importante para su vida diaria.

Gestión de agenda

Tener una agenda en la empresa, integrada con toda la gestión, es fundamental para programar y regular reuniones que, en la mayoría de los casos, requieren la presencia y conciliación de disponibilidad de varias personas.

Sin esta capacidad para hacer que las personas trabajen juntas, con ganancias de velocidad y colaboración, será muy difícil sobrevivir a esta nueva era de transformación digital del lugar de trabajo. El teletrabajo llegó para quedarse, por lo que, si su empresa aún no se beneficia del poder de las herramientas colaborativas, es hora de repensar seriamente el tema.

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