7 estrategias para que tu productividad no se vaya de vacaciones

La velocidad a «medio gas» en esta época del año es un riesgo real, pero hay medidas que puedes implementar para el aumento de tu productividad.

Calor, vacaciones a la vuelta de la esquina, menos tareas y menos pedidos de clientes. La fórmula es constante en los meses de verano y su resultado es una ruptura notable en la productividad de las empresas (con excepción de negocios que tienen en este período su pico de actividad). La velocidad a «medio gas» en esta época del año es un riesgo real, pero hay medidas que pueden ser implementadas para que tu productividad. El secreto es anticiparse.

¿Qué causa la disminución de productividad durante el verano?

Las consecuencias del verano en la productividad afectan a la empresa de dos formas. Por un lado, a través de los empleados que se resienten de las altas temperaturas y recaen en la natural falta de concentración del período previo a las vacaciones. También es frecuente observar más absentismo y menos puntualidad.

Por otro lado, la actividad de las empresas también asume otro ritmo durante el verano: por norma general y si el núcleo de la empresa no está relacionado con el turismo, hay un menor flujo de pedidos, tareas y contactos de clientes. Lo que lleva a una mayor desmotivación y distracción de los empleados, algo que, a su vez, retrasa las tareas en curso. El ciclo es continuo y forma un auténtico efecto «bola de nieve» en pleno verano.

Para complicar un poco más la situación, cabe destacar las vacaciones de los propios empleados. Este es un momento esencial para que tu equipo recargue las pilas y se llene de motivación para el resto del año. Una mala gestión de las vacaciones puede hacer que los equipos y proyectos se paralicen por la ausencia simultánea de empleados que desempeñan funciones idénticas o complementarias.

Los números de una tendencia mundial

Este no es un fenómeno que afecte solo a tu empresa o al mercado nacional, es una tendencia mundial. En Francia, un 45 % de las empresas creen que los empleados son menos productivos en verano, según el estudio publicado por la consultora Robert Half.

El mercado norteamericano, por su parte, registra una ruptura de 20 % de productividad en los meses más calurosos, así como una reducción de la presencia en el trabajo en un 19 % y un aumento del tiempo por proyecto, alrededor de 13 %, según informa Business Insider.

Oponte a la tendencia: ¿cómo mantener la productividad en verano?

Incluso teniendo en cuenta los factores básicos de esta ruptura de productividad es posible oponerse a esta tendencia y crear soluciones para que tu empresa se mantenga productiva durante el verano.

La inflexibilidad no es la respuesta, sino por el contrario, deberás ajustar algunos hábitos de tu cultura organizacional, estar atento a las cuestiones comportamentales y reforzar el uso de herramientas que apoyen la productividad y la gestión de equipos. Todo ello realizado, claro está, con el tiempo debido y en diálogo con los empleados. Tal y como cualquier planificación, trabajar la productividad en verano debe ser una estrategia definida previamente y no una medida de reacción tardía.

Conoce algunas estrategias que puede implementar en su empresa.

#1 Contrarresta las condiciones naturales

El verano es sinónimo de altas temperaturas que, a su vez, son enemigas de la productividad. Según algunos estudios, la temperatura ambiente ideal para trabajar (y mantener el pico de la productividad) está entre los 21ºC y los 23ºC. A los 30ºC, la productividad se queda a un 91,1 % y, por encima de los 35ºC, la ruptura es del 20 % en el rendimiento de la plantilla.

Por ello, empieza por gestionar la productividad estival por lo básico: asegurarte de que el ambiente en la empresa sea fresco y cómodo para sus empleados. Proporciona una fuente de agua para oficinas, equipos de aire acondicionado y sé más flexible con la política de vestimenta. Sin esto, será difícil garantizar la concentración de los equipos que trabajan durante los meses de más calor en verano.

#2 Dale prioridad a las tareas «eternamente» renegadas

Con menos flujo de proyectos urgentes, la agenda en verano tiene margen para que se ocupe con tareas de menor importancia y que se van posponiendo constantemente y dejando en un segundo plano a lo largo del año. Céntrate en este tipo de tareas y aprovecha el verano para despachar lo que está pendiente.

O, como alternativa, empieza a posponer tareas esenciales para el ciclo postverano. De esta forma, podrás contrarrestar la desmotivación de los empleados con el menor flujo de trabajo y mantener la productividad de la empresa.

Con un software de gestión de equipos, podrás tener un mayor control de las tareas pendientes y redefinir fácilmente grados de prioridad para que todos los empleados sepan, en cualquier momento, cuáles son las tareas de mayor importancia en este periodo.

#3 Motiva a tus empleados

Con las vacaciones a la vuelta de la esquina, o incluso con la conocida depresión postvacacional, es natural que tus empleados se sientan poco motivados durante el verano. A esto le sumamos el calor y la disminución del ritmo de tareas urgentes. Todo ello se traduce en que la motivación habitual se sustituya por una distracción creciente.

Es importante, por ello, que dediques una atención especial a la motivación. Motiva tu equipo a contribuir con nuevas ideas, garantiza que tienes un flujo de trabajo adecuado y dinamiza tareas e iniciativas que se salgan de la rutina.

#4 Optimiza la planificación de las vacaciones

El verano es la época del año con más vacaciones. Por ello, es natural que la introducción de las vacaciones entre los equipos necesite gestionarse al detalle para que la empresa no se perjudique por vacaciones simultáneas de empleados que paralicen equipos o proyectos. En la encuesta de Robert Half, un 20 % de los empresarios señalan a una mala planificación de vacaciones como un motivo para la baja productividad en verano.

Lo ideal es que establezcas, desde el inicio, posibles incompatibilidades de vacaciones simultáneas para que tus empleados ya tengan eso en consideración en el momento de introducir las vacaciones. Puedes, por ejemplo, establecer un mínimo de presencias en cada equipo o garantizar que dos empleados responsables por el mismo proyecto no introduzcan vacaciones para las mismas semanas.

Es importante que estas incompatibilidades sean transparentes y conocidas por todos los empleados para evitar el malestar dentro de los equipos.

Apoya esta gestión en herramientas que permitan a tus empleados introducir vacaciones y consultar vacaciones ya introducidas de compañeros en una agenda común. De esta forma, podrás reducir las tareas burocráticas de los jefes (que solo tendrán que aprobar o rechazar las vacaciones) y aumentar el grado de implicación de cada trabajador.

Además, configura alertas automáticas en el sistema para introducir vacaciones simultáneas. Las incompatibilidades de vacaciones se detectan automáticamente, evitando sorpresas desagradables en la productividad de la empresa durante el verano.

#5 Mientras los humanos se relajan, confía en el software

Es fácil ver que en verano la tendencia es que tus empleados se relajen, se distraigan y retrasen algunas tareas en abierto. Incluso si esto ocurre, tu software de gestión nunca tiene el ritmo y garantiza el control total de los proyectos, tareas y equipos, cualquiera que sea la época del año.

Apoya la gestión de tareas en herramientas que permitan a los empleados consultar el estado de la ejecución de cada tarea, gestionar prioridades y comunicar con otros compañeros implicados en el proyecto. En este sentido, incluso si el enfoque humano se desvanezca, el software mantiene siempre el registro del que es prioritario y queda aún por hacer.

#6 Automatiza los procesos

Con una mayor ausencia de persona en vacaciones, es necesario también tener especial cuidado con procesos que dependen de varias etapas, sobre todo, los que impliquen diversos departamentos de su empresa. Solo hace falta que un responsable por una única etapa esté de vacaciones para que todo un proceso pueda estar comprometido en relación a los plazos.

La mejor forma de garantizar que los procesos siguen llevándose a cabo sin problemas es configurar workflows con la secuencia de las acciones previstas. Así, cada empleado recibe un aviso automático de lo que tiene que hacer y para qué fecha. Y lo mejor de todo, en caso de que no pueda cumplirlo (por estar de vacaciones, por ejemplo) el sistema notifica en seguida a otro responsable, para el que la tarea será delegada.

#7 Asegúrate de gestionar remotamente las tareas

Para contrarrestar los retrasos y faltas imprevistas de tus empleados (que tienden a incrementarse en verano), posibilita una gestión online de tareas y proyectos con acceso desde cualquier lugar y dispositivo. De esta forma, la productividad se mantiene incluso si el empleado esta fuera de la oficina.

Con estas estrategias definidas y en pleno funcionamiento, el verano será diferente en tu empresa. La automatización y control en los procesos y tareas son aspectos fundamentales para mantener la productividad, incluso bajo altas temperaturas.

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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