4 de November, 2022

Empresas ágiles: ¿Nacen o se hacen?

En un entorno de negocios caracterizado por cambios constantes y la necesidad de respuestas rápidas y eficaces, surge la filosofía Agile. Consultamos a las especialistas Ximena Valente de la consultora K21, y a Teresa van Oerle, Innovation & Agile Management de PHC Software, sobre cómo transformarse en una organización ágil.

Una propuesta de gestión que rompe con el modelo tradicional de mando y control y orienta a las organizaciones hacia modelos de toma de decisiones descentralizados, incentivando a los empleados a asumir más responsabilidades. De esta manera, la empresa puede adaptarse y satisfacer los requisitos actuales y futuros con un enfoque adaptable, dinámico e integrador.

 

Pero… ¿Cómo convertir tu negocio en una organización ágil?

Aunque el concepto de mentalidad ágil, con sus valores y principios ha surgido de la creación de software, actualmente este modelo de gestión de proyectos y equipos va más allá de la implementación de una determinada tecnología o software y puede ser utilizado por varios equipos en una empresa.

Las metodologías ágiles se basan en organizar el trabajo en equipos pequeños y multidisciplinarios, de manera que los equipos sean autónomos para encontrar e implementar las mejores soluciones en las áreas donde trabajan.

“En la lógica ágil, los trabajos o proyectos deben comenzar identificando los diversos problemas a resolver con los clientes”. Esto hace que un proyecto se divida en componentes más pequeños, lo que permite al equipo abordar cada uno de estos componentes e implementar soluciones a estos problemas, en ciclos continuos de planificación, ejecución y aprendizaje, en función de las opiniones que escuchan de los clientes.

Una forma de estructurar el trabajo que permite a las empresas entregar valor antes al cliente, en lugar de simplemente esperar al final de un gran proyecto.

Teresa Van Oerle es Manager de Innovación y Agilidad en PHC Software, y cree que “para mantenerse al día con esta forma de trabajar, la mentalidad de los líderes de la empresa también debe ser diferente, dando a los equipos una mayor autonomía”. Por lo tanto cree en el lema “el liderazgo no es poder sino empoderamiento”.

Teresa Oerle_Agilidade

 

                                   Teresa van Oerle

                                                                             Innovation & Agile Management PHC Software
 

“Los gerentes y líderes crean estrategia y propósito. Los equipos deben tener el poder de encontrar las mejores soluciones e introducir mejoras, basadas en los comentarios continuos que reciben de los clientes”

 

 

Las empresas ágiles implican una cultura organizacional que simplifica el desarrollo de proyectos, facilita la adaptación de los equipos de trabajo al cambio y refuerza la comunicación con los clientes.

Según Ximena Valente, experta en Agile de la Consultora K21, más que de una metodología de trabajo, se trata de una nueva mentalidad, en donde el objetivo no es solo lograr agilidad, sino adentrarse a una cultura que permita a las organizaciones desarrollar productos y servicios con una gestión flexible y lista para afrontar cualquier cambio.

“La agilidad empresarial supone mayor capacidad de respuesta y adaptación a un entorno cambiante. Implica acortar procesos para que los miembros del equipo puedan liderar el cambio desarrollando, creando y respondiendo al cliente de manera rápida y efectiva”.

En otras palabras, este es un concepto importante para retener. Es decir, el hecho de que adopte métodos ágiles en uno u otro equipo de la empresa, no es condición suficiente para que la organización sea ágil.

El concepto de agilidad organizacional o empresarial, a menudo llamado “agilidad empresarial” significa que es una organización centrada en las personas, estructurada con equipos pequeños y multidisciplinarios y con una buena articulación entre ellos, para que la empresa y sus diversos equipos puedan entregar valor al cliente, en un contexto VUCA – o BANI – caracterizado por la volatilidad, aumentando la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad.

La agilidad de toda la organización se logra inspirando y estimulando formas colaborativas y creativas de trabajar de las personas de la organización para lograr su propósito central.

 

Ximena Valente

Agile Expert – Consultora K21
 

“Una característica fundamental de una empresa ágil es la apuesta continua por el aprendizaje de los miembros del equipo, promoviendo la experimentación y un liderazgo servidor”

 

ximena-valente

Por otro lado, la investigación de Nicholas Taleb en su libro “Anti-frágil” muestra que el 70% de las organizaciones ágiles tienen una mayor probabilidad de estar en las clasificaciones más altas de salud organizacional, lo que también refuerza la propuesta de encaminar a las empresas a la sostenibilidad a través de su enfoque en el capital humano.

Metodologías ágiles: Scrum y Kanban

En esencia, Scrum funciona dividiendo productos grandes en piezas pequeñas que pueden ser completadas por un equipo multifuncional en un corto período de tiempo: ciclo Scrum.

Este ciclo se repite hasta que entregue el producto completo. Así, la probabilidad de entregar un producto de valor y que responda a las necesidades del cliente es mayor, porque la empresa tiene la oportunidad de ajustarse al final de cada periodo de tiempo.

Scrum, como otros métodos ágiles, implica y entrena a los equipos en flexibilidad y adaptabilidad. Y a diferencia de los marcos tradicionales, a través de este método, cambiar el rumbo del desarrollo de un producto o servicio impacta en menor grado en el equipo y sus esfuerzos, que al finalizar un proyecto luego de un periodo largo de trabajo, sin haber adquirido retroalimentación de líderes y clientes.

Otro de los métodos que ágiles más utilizados por las empresas es el Kanban.

El método Kanban está inspirado en el sistema de «tarjetas o cartones» utilizado en las fábricas de Toyota. El objetivo es hacer visible el flujo de trabajo de un equipo desde el momento en que algo comienza hasta su entrega final.

Muy útil y utilizado en equipos de soporte, servicios, marketing, recursos humanos, entre otros, el sistema Kanban, hace que las diversas fases del trabajo sean transparentes para todos los miembros del equipo y ayuda a gestionar el trabajo entre varias personas, evitando cuellos de botella y asegurando una mejor fluidez, para entregas más rápidas.

Respecto a estas y otras metodologías, Ximena Valente resalta que la aplicación de una u otra herramienta depende del flujo de trabajo de las empresas, de sus equipos, clientes y objetivos. Y que, sin embargo, una herramienta no va a convertir en ágil a una empresa que se mantiene con un enfoque tradicional. “Las herramientas que se aplican dependen de las necesidades de la organización y de sus clientes. Hay muchos marcos ágiles, pero antes de aplicarlos es necesario desarrollar la cultura, la mentalidad de cambio en los equipos de desarrollo”.

 

Pilares de las empresas ágiles

Como hemos visto, la voluntad, el equipo, el liderazgo, las metodologías ágiles, la tecnología de gestión y demás factores mencionados componen la cultura organizacional ágil.

Sin embargo, la consultora de K21, considera fundamental que las empresas tengan en cuenta los tres pilares en los que se soporta la mentalidad de la organización ágil y que son el camino para que las empresas con marcos de trabajo tradicionales adopten una metodología ágil. 

Foco en el valor: ¿Cuál es el valor que le estamos entregando a nuestro cliente? ¿Realmente estamos entregando productos y servicios enfocados en aportar más valor a mi cliente en este momento?

Ciclos cortos de trabajo: Acortar los ciclos de los proyectos lo máximo posible facilitará el intercambio con los clientes y conocer si los productos y servicios desarrollándose cumplen con las expectativas. Permitirá hacer cambios oportunamente dando paso a ampliar la capacidad de adaptación de los miembros del equipo.

Enfoque en la mejora continua: Considerar en todo momento que los productos y servicios que se están desarrollando siempre están en versión beta. En otras palabras, que siempre pueden mejorar, siempre hay algo que se le puede agregar para llevar su performance a un siguiente nivel.

“Si una organización consigue trabajar con estos tres pilares ya va por un buen camino a la transformación ágil. Teniendo esta base, las organizaciones ya pueden adoptar diferentes herramientas para ser más eficientes” comenta la experta en transformación Agile, Ximena Valente.

 

Entonces, ¿Qué rol juega la tecnología en las organizaciones ágiles?

Sobre este punto, Valente señaló que agilidad y tecnología van de la mano. Específicamente apunta a las soluciones de gestión que ayudan a las empresas a digitalizarse. “Mantener a trabajadores creativos haciendo tareas rutinarias que pueden ser totalmente automatizadas es un desperdicio de tiempo, de esfuerzo y de motivación para el capital humano” recalcó.

La tecnología de gestión en el marco de las organizaciones ágiles también resulta clave para conducir a las empresas a desarrollar entornos más productivos, eficientes y rescatar lo más importante de los recursos humanos: su creatividad.

No obstante, la experta en Agile aclara que las empresas “no por ser digitalizadas van a ser ágiles, pero para ser ágiles es importante que estén digitalizadas”.

Es importante que las empresas que apuestan por su transformación ágil tengan en cuenta que la agilidad no resolverá todos sus problemas. No obstante, les revelará cuales son los puntos débiles que deben mejorar como organización y a partir de eso podrán decidir los marcos de trabajo que implementarán para resolverlos.

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