Guía práctica: ¿cómo hacer que mi empresa sea productiva en verano?

El calor del verano afecta el rendimiento de tus colaboradores y en consecuencia tu empresa pierde productividad. 3 esenciales para que esto no ocurra.
joven empresario sentado en la playa consultando el modelo 365

Diversos estudios sostienen que durante el verano los niveles de productividad decaen 20% en promedio, hecho que es además una tendencia mundial, mientras que los proyectos tardan un 13% más en completarse que en los meses más fríos. ¿El motivo? El calor, temperatura que afecta tanto a nuestro cuerpo como a nuestro estado de ánimo.

Perder productividad en esta época es una preocupación de gerentes y administrativos que se incrementa con la implementación del trabajo remoto. Sin embargo, puede ser controlada siempre y cuando se tomen las estrategias necesarias para ello.

Aquí una guía práctica que te ayudará a garantizar que nada cambia durante el verano.

#1 Automatiza los procedimientos, incluido lo más simple

Automatizar, automatizar y automatizar. Y es que la automatización tiene que estar presente desde las acciones más simples hasta las más complejas, esta es la única forma que tienes para garantizar y supervisar que todos los procedimientos internos y proyectos que están en desarrollo no sufran imprevistos que se puedan lamentar. Veamos algunos ejemplos:

1. Planificar y establecer objetivos claros para todo el año:

Aquello que no puede medirse no puede controlarse y esa es la base para concretar todos los objetivos anuales. Cada uno de tus colaboradores debe contar con indicadores de desempeño correctos – también conocidos como KPI – y de esta forma podrán saber si están alineados con las estrategias generales de la empresa. A través de los dashboards podrás conocer cuáles son las metas y sus plazos. El principal desafío es construirlos de forma clara. Si cumples este paso podrás apreciar fácilmente en qué punto se encuentra cada departamento o área y cuánto falta para alcanzar el objetivo; y podrás determinar qué áreas, tareas o proyectos requieren ser atendidas de forma urgente antes del período de vacaciones.

2. Configurar workflows:

La mejor forma de garantizar que los procesos siguen llevándose a cabo sin problemas es configurar workflows con la secuencia de las acciones previstas. Así, cada empleado recibe un aviso automático de lo que tiene que hacer y para qué fecha. Y lo mejor de todo, en caso de que no pueda cumplirlo (por estar de vacaciones, por ejemplo) el sistema notifica en seguida a otro responsable, para el que la tarea será delegada.

3. Gestión de tareas:

Apoya la gestión de tareas en herramientas que permitan a los empleados consultar el estado de la ejecución de cada tarea, gestionar prioridades y comunicar con otros compañeros implicados en el proyecto. En este sentido, incluso si el enfoque humano se desvanezca, el software mantiene siempre el registro del que es prioritario y queda aún por hacer.

#2 Prioriza las tareas «eternamente» renegadas

Con menos flujo de proyectos urgentes, la agenda en verano tiene margen para que se ocupe con tareas de menor importancia y que se van posponiendo constantemente y dejando en un segundo plano a lo largo del año. ¿Te suena familiar?

1. Despachar pendientes:

Céntrate en este tipo de tareas y aprovecha el verano para despachar lo que está pendiente. O, como alternativa, empieza a posponer tareas esenciales para el ciclo postverano. De esta forma, podrás contrarrestar la desmotivación de los empleados con el menor flujo de trabajo y mantener la productividad de la empresa.

Con un software de gestión de equipos, podrás tener un mayor control de las tareas pendientes y redefinir fácilmente grados de prioridad para que todos los empleados sepan, en cualquier momento, cuáles son las tareas de mayor importancia en este periodo.

2. Tiempo de formación:

Muchas empresas utilizan la temporada de verano para impartir formación a sus colaboradores tomando en cuenta necesidades que fueron levantadas previamente. Son muchas las ventajas asociadas si pensamos que disponemos de más tiempo y no enfrentamos el mismo estrés laboral.
Pueden proporcionarse cursos online o realizar charlas dentro de la empresa. Muchas instituciones efectúan promociones especiales con descuentos atractivos durante la época de verano.

Son excelentes alternativas las formaciones relacionadas con habilidades blandas, control de estrés, planificación y gestión del tiempo, así como otras más técnicas relacionadas con un área específica.

#3 Flexibiliza cuanto sea posible

Cada empresa responde a su propia cultura organizacional. Sin embargo, hay sugerencias que pueden ajustarse a la mayoría:

1. Horarios y la jornada de trabajo:

Cada vez se ha hecho más frecuente la aplicación de jornadas especiales de verano, destinadas a hacer más compatibles la época de calor y el horario laboral. Algunas empresas permiten que sus colaboradores trabajen horas adicionales varios días a la semana para que puedan salir un poco más temprano los viernes, por ejemplo.

2. Mindfulness:

Cada vez es más común que las empresas promuevan la práctica del mindfulness entre sus colaboradores para elevar la concentración, disminuir los efectos asociados al estrés y promover la productividad. Estudios recientes avalan su enorme poder para disminuir la ansiedad. Durante el verano, fomenta la cercanía y estabilidad emocional y minimiza los signos de cansancio.

3. Vestimenta casual y cómoda:

Si la idea es conciliar el verano con el mundo laboral también debe existir un equilibrio con el código de vestuario. Por tal motivo, puedes promover entre tus colaboradores el uso de ropa más adecuada para el calor para crear un ambiente que propicie una mejor actitud hacia el trabajo.

Cuando hablamos de preparar tu empresa para el verano, hacemos referencia a dashboards generales e individuales, procesos automatizados, delegación de funciones, control riguroso de proyectos y una que otra medida para el bienestar de tus colaboradores. No se trata de una utopía sino de una realidad común a todas empresas exitosas y productivas que son capaces de garantizar a sus colaboradores un tiempo de descanso sin que esto amenace su operatividad.

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