17 de septiembre, 2021

Cómo digitalizar mi Pyme: 5 mitos que las empresas deben enfrentar

El proceso de digitalización empresarial, lejos de ser una acción exclusiva de las grandes corporaciones, es una necesidad para las Pymes. En este artículo te explicamos las razones.

Las micro, pequeñas y medias empresas (Pymes) son, sin duda, el motor de la economía global. En conjunto generan entre el 60% y el 70% del Producto Interno Bruto (PIB) de las principales economías del mundo, sin hablar de su vital contribución en la creación de empleo y el desarrollo de la innovación. En contraste, todavía enfrentan grandes desafíos y brechas con relación a las grandes empresas, principalmente en el proceso de digitalización.

La transformación digital lejos de ser una acción exclusiva de las grandes empresas – quienes tienen más experiencia en esta tarea – es una gran oportunidad de crecimiento a mediano plazo para las Pymes que quieran y/o necesiten adaptarse a los nuevos mercados y patrones de consumo.

Mito 1. Una empresa pequeña no puede digitalizarse

Falso. La verdad es que sí pueden, y lo están haciendo. Las Pymes están emprendiendo su proceso de evolución digital tras los recientes cambios y nuevas conductas de consumo provocados por las medidas de confinamiento implantadas para la prevención de la propagación del Covid-19.

¿El motivo? Sobrevivir. Y no es solo una razón de supervivencia, también es la oportunidad de llegar a más y nuevos clientes a través de la exploración de otros canales de venta 100% digitales, reducción de costes y ahorro de tiempo gracias a la automatización de procedimientos internos.

Uno de los principales problemas que supone la transformación digital para una empresa es la resistencia al cambio. Si bien, hay mucho por recorrer en esta materia, los números evidencian que se está en el camino cierto.

En España, el 99,8% de las compañías son Pymes de las cuales solo el 14% tenía un plan de digitalización previo a la pandemia, según datos de la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (Cepyme). Tras más de un año en emergencia sanitaria, el 74% de las empresas del país han acelerado su transformación digital y el 62% ha aumentado el presupuesto destinado a la tecnología y proyectos de este tipo, (conclusiones del 4º Estudio del Índice de Madurez Digital en las empresas en España del INCIP).

Para lograr este objetivo es crucial la implementación de una estructura digital que permita ir automatizando, poco a poco, cada uno de los elementos según su prioridad y necesidad. Como es el caso de los softwares de gestión y soluciones modulares que puedan ser personalizables y adaptables a las diferentes etapas de evolución y crecimiento de la empresa.

Mito 2. No es posible adaptarse a mi sector de actividad

Falso. La pandemia ha puesto al descubierto esta falsa creencia. Y es que el lockdown mundial ha provocado un avance tan acelerado que la mayoría de los comercios que han sobrevivido a los embates económicos y la falta de liquidez es porque han recurrido a canales digitales para vender y adaptarse a las “nueva forma de hacer las cosas”.

El mejor ejemplo de esto es el crecimiento que registró el comercio electrónico, un total de 38% en comparación a 2019. Cifra que posicionó a España como el segundo país con mayor crecimiento e-commerce de Europa, solo por debajo de Polonia.

La pandemia ha obligado a las Pymes de todos los sectores a hacer una metamorfosis. El principal reto al que han tenido que hacer frente ha sido la innovación y la transformación digital. El 86% de las Pymes considera que la innovación es la mejor opción para salir de la crisis provocada por el coronavirus. Aumentando la diferenciación frente a la competencia. Mientras que el 63% ve la salida en el comercio electrónico y el 49% de las Pymes considera que lo mejor es aumentar la inversión en marketing unido a la innovación. Por su parte, el 76% se centra en cambios a través de nuevas estrategias.

Mito 3. No necesito digitalizarme para continuar en el mercado

Falso. Además de las oportunidades de negocio que se pueden perder por la ausencia en canales de comercialización como los anteriormente mencionados, destaca el hecho de incurrir en faltas fiscales, perder información valiosa e incluso disminuir la productividad y eficiencia, factores que van en detrimento de la rentabilidad de una empresa.

Estados de todo el mundo, incluido España, están ejecutando planes de digitalización en las plataformas gubernamentales para garantizar procedimientos más eficientes, disminuir la burocracia, ofrecer autonomía a los contribuyentes, en cuanto a trámites fiscales se refiere, y combatir el fraude fiscal para recaudar la mayor cantidad de recursos posible, evitando los desvíos.

Mito 4. No necesito automatizar procesos administrativos, con la hoja Excel basta

Falso. Si bien la hoja de cálculo de Excel ha sido una aliada para las empresas para intentar llevar relativamente en orden las finanzas, hoy en día existen herramientas mucho más avanzadas. Expliquemos por qué:

Es un procedimiento manual que representa un gasto considerable de tiempo.
No es precisa. Al tratarse de un proceso manual hay muchos factores que pueden quedar fuera por descuido, arriesgando la estabilidad financiera, sobre todo en momentos donde la liquidez está más ajustada.
No es integrable. Básicamente no tenemos los datos de la empresa integrados a la hoja de cálculo, lo que dificulta saber a ciencia cierta el flujo de caja con el que se cuenta, el stock disponible, etc., y por ende puede inferir en la toma de decisiones erradas.
No es configurable. La hoja de cálculo Excel es una herramienta básica que no permite configurar o registrar a tiempo real los compromisos pendientes de la compañía.
No es programable. Por ejemplo, no se pueden programar los pagos a proveedores, realizar las declaraciones fiscales automáticamente o generar documentos digitales con respaldo a tiempo real.

Según el INE, más de 200.000 empresas cerraron por la crisis económica; sin embargo, otros miles supieron adaptarse e implementar de soluciones digitales que aportan eficiencias y ahorros de costes, ya sea en sus áreas contables, de logística y, especialmente, en sus procesos de facturación.

¿Qué opciones tenemos? El ERP, que es nuestro último mito.

Mito 5. El ERP es solo para grandes empresas

Falso. Para 2018, más del 45% de la Pymes en españolas contaba con un sistema ERP. Otros estudios del 2019 sostienen que el 67% de las empresas que implementan estas soluciones de gestión lo hacen motivadas por los beneficios de posicionamiento y competitividad en el mercado; y en 2021, el trabajo a distancia y la automatización de procesos se han convertido en los ejes de la reducción de costes de las empresas.

Los sistemas ERP son utilizados por empresas – en general- que buscan integrar y controlar todos sus procesos y el tamaño del negocio no importa, ya que los sistemas ERP cuentan con excelente flexibilidad, lo que permite realizar personalizaciones en función de las necesidades de cada organización. El gerente puede realizar de forma integrada y centralizada:

La gestión eficiente de cualquier área empresarial;
La comunicación directa del SII por Webservice a la AEAT;
El control de todas las operaciones del área comercial;
La reducción de costes y automatización de procesos.

El ERP de PHC CS es un software 100% adaptable y personalizable, capaz de evolucionar a medida que crezca el negocio y aumenten las necesidades de gestión.

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