5 razones para automatizar la contabilidad de su empresa

El mundo se encuentra en una etapa de adopción tecnológica trascendental, momento justo para invertir en herramientas que saquen el máximo partido a las potencialidades empresariales y respondan a las necesidades de control y transparencia.

Mujer joven aprendiendo cómo automatizar la contabilidad y los beneficios de la digitalización en la contabilidad

La pandemia provocada por el Covid-19 aceleró el proceso de transformación digital de las empresas y actuó como un catalizador para muchos sectores que vieron en herramientas digitales como los softwares de gestión la posibilidad de enfrentar la crisis, reinventarse y adaptarse a lo que conocemos como “nuevo normal”. La contabilidad no escapó a esta realidad y quienes tienen la posibilidad de simplificar procedimientos a través de automatismos son mucho más productivos y eficientes.

La necesidad de tener bajo control áreas tan importantes como la financiera, están siendo resueltas con soluciones que faciliten los accesos a los datos vitales y su interpretación.

La gestión empresarial es ahora mucho más sencilla, automática y segura, sobre todo en países como España donde 80% de los CEOs asegura que la transformación de su modelo operativo se ha acelerado a raíz de la pandemia, según un reciente estudio realizado por KPMG. Hablamos de procesos más eficientes con soluciones que den garantía de control y eficiencia de áreas vitales de una compañía.

De acuerdo con el Índice de Economía y Sociedad Digitales (DESI), España se sitúa en el puesto número 13 con respecto a la integración de la tecnología digital, en línea con la media en la Unión Europea. “Las empresas españolas aprovechan las oportunidades que ofrecen las tecnologías digitales y están por encima de Europa en el uso de sistemas electrónicos de intercambio de información (43% frente a 34%), aunque ligeramente por debajo en el acceso a análisis de macrodatos (11% frente al 12%).

Por lo que respecta a las tecnologías emergentes, el informe destaca que España ha desarrollado un número importante de medidas de coordinación, resaltando en el campo de la ciberseguridad, hecho que respalda y da consistencia del uso de herramientas digitales y disposición al cambio a lo largo de todas las áreas de negocio a modelos más modernos y digitales.

Lo cierto es que pese al ajustado tiempo y los pasos agigantados que se dieron en 2020, la transformación digital no se puede detener, por el contrario, debe retomarse rápidamente haciendo los ajustes necesarios con la finalidad de poder afrontar un retorno gradual de las actividades de una manera más preparada.

Estamos hablando del “futuro”, como explica el Director Financiero de PHC Software, Nuno Infante, quien hace énfasis en la necesidad inherente de migrar los procedimientos financieros a un software para ahorrar tiempo y ganar productividad en tiempos de Covid y fuera de ellos.

Una empresa que tenga una contabilidad organizada debe tener un software porque existen condiciones legales que obligan a tener una herramienta que se encargue de estos asuntos por temas de seguridad.

CÓMO APROVECHAR LOS BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN EN LA CONTABILIDAD

“En el tiempo de mi padre no había software, la contabilidad en las empresas era hecha a mano, en libros; se trataba de procesos penosos que demoraban mucho tiempo por la forma de hacer los registros. Un software viene a facilitar esto, son horas de trabajo que se ahorran al hacer la contabilidad y buscar la información. Una cosa es tener un software donde se puede acceder a una cuenta en búsqueda de cierta información y otra es buscar entre libros los datos que necesitábamos”, recuerda Infante en función de los beneficios de productividad que trae la digitalización a las empresas, en especial en áreas y equipos vitales.

No solo hablamos de la necesidad de transparencia y precisar la información financiera dentro de una empresa para trazar metas y alcanzar objetivos de crecimiento, con la pandemia gobiernos de todo el mundo han dictado agenda para la digitalización de las plataformas y automatización de los procesos civiles y tributarios como punta de lanza en la recaudación de impuestos y agilización de trámites.

“Una empresa que tenga una contabilidad organizada debe tener un software porque existen condiciones legales que obligan a tener una herramienta que se encargue de estos asuntos por temas de seguridad”, refuerza Infante.

En la era 2.0 el presente y el futuro de la contabilidad son las soluciones que faciliten y simplifiquen la gestión de áreas estratégicas, con resultados positivos para toda la organización:

1. PRODUCTIVIDAD Y EFICIENCIA

Para quienes se encargan de hacer la contabilidad de una empresa contar con un software les permite tener en orden todos los movimientos contables, además de poder compartir información interna de forma mucho más fácil. Los niveles de productividad y motivación también pueden ser impactados de forma positiva.

Desde el punto de vista del gerente, permite acelerar el proceso de toma de decisiones y tener fácil acceso a los datos vitales para la planificación de estrategias.

2. CONTABILIDAD EN TIEMPO REAL

En términos de comunicación entre áreas clave, toda la información también está integrada si utilizamos un software, por lo que el proceso contable se acelera. Es posible vincular funcionalidades contables como, por ejemplo, la facturación, compras, recibos o pagos. Los propios movimientos de tesorería (ej.: depósitos, pagos diversos o movimientos de caja) generados en el área de Gestión. También puede realizar la integración online de documentos de facturación, recibos de clientes, compras y pagos proveedores, comprobantes de ingreso, documentos de tesorería y transferencias cuenta-caja y cuenta-cuenta.

3. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE DADOS

La seguridad de los datos empresariales estará garantizada gracias a las copias que son realizadas. Adicionalmente, las áreas de acceso están protegidas por usuario y por periodos para que no exista la posibilidad de introducir movimientos después que una fecha sea cerrada.

4. OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS

Puede sacar partido de diversas funcionalidades que fueron pensadas para aumentar la productividad empresarial, y abren la puerta a la posibilidad de tratar más tareas con el mismo número de recursos humanos.

5. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LEGALES

Cumplimiento de las obligaciones declarativas y legales y simplificando las tareas diarias, un software posibilita producir diversos modelos en formato electrónico para el envío por Internet a la Agencia Estatal de Administración Tributaria de forma que pueda responder al cronograma sin preocupaciones.

El mundo se encuentra en una etapa de adopción tecnológica trascendental y es en este momento cuando es necesario hacer la inversión en herramientas que permitan sacar el máximo partido a las potencialidades empresariales que generen resultados positivos.

Para conseguirlo es necesario contar con la información financiera al día, lo que es posible gracias a soluciones de gestión innovadoras que le ayuden, además de llevar el control financiero empresarial, a tomar decisiones coherentes y certeras para afianzarse en el mercado y en pro de los nuevos patrones de conducta y consumo provocados por la pandemia.

PHC CS Contabilidad le permite controlar informáticamente la contabilidad de su Empresa, de una manera sencilla y práctica con todos los beneficios asociados a la productividad.